Tarea de las principales características de un manual de organización de para una empresa industrial peruana (MOF)

Características de un Manual de Organización

Un manual de organización es un documento esencial para cualquier empresa, ya que proporciona un marco claro para su estructura, funciones y responsabilidades. A continuación, se detallan las principales características de un manual de organización, aplicables también a una empresa industrial peruana:

Representación de un cambio en la organización empresarial.

Características Principales

• Describe la estructura organizativa: Presenta la información sobre la organización de forma ordenada y sistemática. Muestra la estructura orgánica. Es un documento técnico normativo de gestión institucional.
• Incluye el organigrama: Una característica clave es que incluye el organigrama de la empresa. El organigrama representa gráficamente la estructura orgánica. Refleja en forma esquemática la posición de las unidades administrativas, los niveles jerárquicos, los canales formales de comunicación y coordinación, así como las líneas de mando.
• Detalla los objetivos y funciones: Enuncia el objetivo y las funciones de cada una de las áreas o unidades administrativas que integran la empresa. Describe los objetivos y funciones de la empresa o unidad administrativa. Define la finalidad que pretende alcanzar el área a través del desarrollo de sus funciones. Establece las funciones básicas y específicas, así como las relaciones de autoridad. Precisa las funciones encomendadas para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Define funciones, responsabilidades y el perfil de cada puesto. Contiene la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa.
• Presenta la misión y visión: Incluye la misión y visión de la empresa. La misión es la razón de ser de la institución, y la visión representa el escenario altamente deseado a largo plazo. Estos enunciados guían las decisiones estratégicas.
• Proporciona información histórica y marco jurídico: Facilita la información histórica de la empresa. Menciona las disposiciones jurídicas y administrativas relacionadas (marco jurídico, base legal) que dan origen a la organización, establecen su creación y atribuciones, y regulan su funcionamiento.
• Identifica posiciones, jerarquía y responsabilidades: Identifica posiciones de manera jerárquica. Señala los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como las líneas de comunicación y coordinación. Describe la estructura orgánica y las funciones asignadas a cada elemento, así como las tareas específicas y la autoridad asignada. Define claramente los roles y responsabilidades. Ayuda a deslindar responsabilidades.
• Sirve como instrumento de apoyo administrativo y de gestión: Es un documento oficial que describe la estructura y funciones. Es un instrumento útil para la dirección de organización y soporte operativo, así como para el funcionamiento administrativo. Su objetivo es proporcionar información básica para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. Sirve de base para la administración de personal, informando y dando inducción sobre funciones, responsabilidades y requisitos del puesto. Facilita el reclutamiento, selección y capacitación del personal. Uniformiza procedimientos y estandariza actividades. Ayuda a ahorrar tiempo y recursos. Contribuye a que una empresa pueda cumplir con mayor efectividad cada uno de sus propósitos. Minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden. Puede servir de base para la administración de salarios. La implementación de manuales claros y detallados puede aumentar la eficiencia operativa y mejorar la satisfacción del empleado.
• Incluye perfiles de puestos: Contiene las descripciones y perfiles de los puestos. El perfil del puesto es una guía que contiene los requisitos mínimos para ocupar un puesto.
• Su estructura típica incluye varias secciones: La estructura de un manual de organización generalmente incluye: Introducción, Objetivo del manual, Antecedentes históricos, Marco jurídico o Base legal, Atribuciones, Misión y visión, Estructura orgánica, Organigrama, Objetivo y funciones o Estructura funcional, y Glosario de términos. Otros elementos comunes son la Identificación o Portada y el Índice.
• Requiere actualización constante: La utilidad de los manuales de organización radica en la veracidad de la información, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente actualizados, a través de revisiones periódicas. En un entorno empresarial dinámico, la actualización es esencial para asegurar la alineación. Surge la necesidad de actualización ante cambios orgánicos o funcionales.
• Es un documento de consulta y debe ser difundido: Es un documento que se considera necesario para la mejor ejecución del trabajo. Debe ser difundido entre el personal responsable de su aplicación para que conozcan su contenido y puedan consultarlo. Su accesibilidad es esencial.

Manuales de Organización y Funciones (MOF) en el Perú

En el contexto peruano, los manuales de organización son conocidos como Manuales de Organización y Funciones (MOF). Estos documentos normativos de gestión institucional establecen operativamente las funciones, actividades y tareas específicas de las diferentes unidades orgánicas y asignan responsabilidades a los cargos administrativos consignados en la estructura orgánica. Su existencia es considerada de vital importancia para las empresas, ya que ayuda a minimizar conflictos, marcar responsabilidades, dividir el trabajo y fomentar el orden. Son importantes para empresas que desean certificarse en normas como ISO, sistematizar su operación y descartar ineficiencias.