"Las preguntas del estudiante son las semillas del aprendizaje real" -Ramsey Musallam, "Cuando un universitario se presenta como un buscador de verdades, allí donde esté y allá donde vaya, deberíamos felicitar a la universidad por haber respondido a su misión formativa"
Un manual de organización es esencial para ordenar los recursos y funciones de una empresa, facilitando el logro de sus objetivos. Establece una estructura que permite la sistematización de recursos y la ejecución eficiente de tareas. Sirve como guía para las actividades específicas y estandariza las condiciones organizativas.
Objetivos Principales:
Contribuir a la estandarización de las condiciones organizativas en las labores.
Servir como guía para aproximarse a los nichos de mercado.
Difundir la optimización de procesos administrativos y de organización.
Establecer un canal de comunicación, orden, respeto y equidad entre colaboradores.
Presentar una visión integral de la unidad, precisando funciones y relaciones.
Ayudar a la ejecución correcta y oportuna de labores y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.
Esclarecer detalladamente los procedimientos internos.
Permitir ampliar conocimientos del personal, mejorar la calidad de servicios/productos y disminuir costos.
Ayudar a determinar actividades necesarias y analizar la importancia estructural de los puestos.
Permitir definir el perfil del personal y facilitar el reclutamiento y selección.
Ayudar a determinar responsabilidades por fallas o errores.
Ser importante para certificaciones ISO y la optimización de la operación.
Optimizar recursos y coordinar acciones en la producción de muebles.
Ahorrar costos mediante la definición clara de acciones de los trabajadores.
Contenido Típico de un Manual de Organización
Un manual de organización para una empresa maderera puede incluir los siguientes elementos:
Introducción: Propósito y función del manual.
Directorio de funcionarios: Lista de directivos y sus puestos.
Organigrama: Estructura organizacional de la empresa.
Dirección General
Gerencia General
Gerencias de Departamentos (Ventas, Administración, Ingeniería)
Jefaturas de Área (Producción, Diseño, Control de Calidad, Mantenimiento)
Encargados de secciones de producción (Dimensionado, Habilitado, Armado, etc.)
Interpretación: Explicación de la estructura y filosofía de la empresa.
Objetivos del manual: Declaración de metas del manual.
Oficio de autorización: Documento que aprueba el manual.
Descripción de puestos (Fichas de Puesto): Detalles de cada puesto, incluyendo funciones y responsabilidades.
Descripción de procedimientos: Secuencia de actividades para tareas específicas.
Políticas: Normas que guían la toma de decisiones.
Normas y reglamentos: Reglas operacionales, incluyendo normas de calidad y seguridad.
Diagramas de flujo: Representaciones gráficas de procedimientos.
Formatos, documentos, reportes: Ejemplos de documentos utilizados.
Artículos: Disposiciones sobre obligaciones, sanciones y beneficios.
Anexos: Material complementario.
Características Adicionales Relevantes
Estructura apropiada para operaciones diarias.
Funciones y responsabilidades de la administración definidas por escrito.
Inclusión mínima de organigrama y fichas de puestos.
Difusión y actualización periódica del manual.
Consideración de aspectos específicos del sector maderero.
Características de un Manual de Organización de Procesos para una Empresa Peruana Industrial
Un manual de organización de procesos es una herramienta esencial para cualquier empresa, y en particular para las empresas industriales en Perú. Este documento sirve como guía para estandarizar operaciones, optimizar recursos y asegurar la calidad. A continuación, se detallan las principales características que debe contener un manual de este tipo:
1. Propósito y Objetivos Claros
El manual debe definir claramente su propósito y objetivos.
Propósito: Servir como instrumento administrativo para controlar actividades y gestionar recursos.
Objetivos:
Establecer pautas para la identificación, análisis, diseño, mejora y documentación de procesos.
Orientar a los equipos y estandarizar acciones.
Garantizar la calidad y coherencia.
Optimizar recursos y agilizar flujos de trabajo.
Servir como guía clara para el personal.
Beneficios para la Empresa: Garantizar la óptima operación y desarrollo, servir como apoyo para la mejora continua, y asegurar que los empleados conozcan sus responsabilidades.
Beneficios para el Personal: Permite conocer claramente sus funciones, responsabilidades, y los recursos necesarios.
2. Estructura y Contenido Estandarizado y Detallado
El manual debe seguir una estructura lógica y estandarizada. Los elementos clave incluyen:
Portada o Carátula: Título, logotipo, nombre de la unidad organizativa, y control de emisión.
Encabezado: Logotipo, título, dependencia, código y número de página en cada página.
Índice: Relación de contenidos y sus páginas.
Introducción: Síntesis del contenido, finalidad, objetivo, alcance, uso y revisiones.
Objetivo del Manual: Propósito específico del documento.
Alcance del Manual: Área de aplicación, quiénes están incluidos y sus límites.
Base Legal o Marco Normativo: Normas, leyes, valores, misión y visión de la organización.
Mapa de Procesos: Diseño general de los procesos a nivel institucional (Estratégicos, Operativos, de Apoyo).
Caracterización de Procesos: Descripción de los rasgos distintivos de cada proceso.
Listado Maestro de Procesos y Procedimientos: Relación completa de los procesos y procedimientos documentados.
Presentación Detallada de los Procedimientos:
Denominación: Nombre y código identificativo.
Objetivo: Propósito específico del procedimiento.
Base Legal: Normas específicas que lo regulan.
Responsabilidades: Cargos o roles involucrados.
Descripción del Procedimiento: Secuencia detallada y lógica de las actividades.
Diagrama de Flujo: Representación gráfica de la secuencia de actividades.
Recursos: Detalle de recursos necesarios (humanos, instalaciones, equipos, sistemas informáticos). Para una empresa industrial, esto incluye maquinaria y herramientas.
Documentos Generados: Identificación de los registros o documentos que se crean.
Indicadores de Desempeño: Métricas para evaluar el rendimiento.
Manejo de Excepciones: Protocolos para situaciones imprevistas.
Anexos: Documentos complementarios.
Glosario: Definición de términos técnicos.
Control de Cambios: Seguimiento cronológico de las modificaciones.
3. Clasificación y Desagregación de Procesos
Los procesos deben ser identificados, clasificados y descompuestos en diferentes niveles de detalle (macroprocesos, procesos, subprocesos, actividades y tareas). La clasificación típica incluye:
Procesos Gerenciales (Estratégicos)
Procesos Operativos (Clave o de Cadena de Valor, Producción): Especialmente relevantes en una empresa industrial.
Procesos de Apoyo (Recursos Humanos, Finanzas, etc.)
4. Integración con Sistemas de Gestión
El manual de procedimientos es fundamental para la implementación de un Sistema de Control Interno. El enfoque basado en procesos es un principio clave del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, importante para empresas industriales.
5. Proceso de Elaboración Riguroso
La creación del manual requiere un proceso riguroso que incluye:
Identificación, análisis, diseño y documentación de procesos.
Diagnóstico de la situación actual y propuesta de mejoras.
Recolección de información de archivos, personal clave y observación directa.
Análisis utilizando técnicas como las cinco preguntas (Qué, Dónde, Quién, Cuándo, Cómo).
Formación de equipos de trabajo para la elaboración.
6. Orientación a la Mejora Continua
El manual debe facilitar la mejora continua de los procesos, apoyándose en criterios de simplificación y mejora (Eliminar, Combinar, Cambiar, Mejorar, Mantener).
7. Documentación de Roles y Responsabilidades
Es crucial especificar claramente los roles y responsabilidades de cada colaborador para delimitar responsabilidades, evitar malentendidos y facilitar la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
8. Adecuación al Público Objetivo
El manual debe estar escrito y estructurado de manera comprensible para los empleados que lo utilizarán, considerando su nivel de conocimientos técnicos y lenguaje.
9. Actualización Constante
El manual debe ser un documento vivo, sujeto a revisiones periódicas para reflejar los procesos actuales y las mejoras implementadas. Un manual desactualizado puede generar problemas.
Organización y Funciones de Entidades Deportivas Peruanas
Basándonos en la información de las fuentes, los componentes esenciales y características relevantes que definen la organización y funciones en el ámbito deportivo peruano se encuentran en documentos normativos y de gestión como Estatutos, Reglamentos, ROF, Manuales de organización y funciones específicos, Organigramas y Planes Estratégicos Institucionales.
1. Estructura Organizacional y Órganos
Estructura Interna y Organigramas
Definición de la estructura interna, reflejada en un organigrama que muestra las relaciones entre las partes y los niveles jerárquicos.
[Image of Organigrama de una organización deportiva peruana]
Órganos de Gobierno y Administración
Identificación de órganos como la Asamblea de Bases, Junta Directiva, Presidencia, Secretaría General, Comisiones, etc.
Ejemplos: Estructura del IPD, FPF, Clubes Deportivos.
Base de la Estructura
La estructura se basa en las funciones de cada miembro y en los objetivos de la organización.
2. Roles, Cargos y Funciones Específicas
Definición de Roles
Competencias y deberes de los miembros.
Detalle de roles y funciones (ej., Secretario, Gestor Deportivo).
Organismos Rectores y Funciones
Funciones de FDN, ANPPERÚ, FPF, COP.
Funciones de comisiones específicas (Legal, Médica, etc.).
Ejemplos específicos de procedimientos (FPV, FPF): presentación de documentos, fusión de clubes, Registro Nacional de Deportistas, organización de campeonatos, inscripción de equipos, suspensión de partidos, planillas de juego, controles médicos.
Procesos Generadores de Valor
Identificación de procesos primarios, estratégicos y de apoyo.
4. Regulaciones y Normativas Aplicables
Normativa General
Cumplimiento de estatutos, reglamentos y decisiones de organismos superiores (FPF, FIFA, CONMEBOL).
Aprobación de estatutos y reglamentos de entidades subordinadas.
Adecuación a normativas superiores.
Detalles de la Normativa
Normas para controlar acciones (constitución de la Junta Directiva, participación de miembros).
Requisitos para ser miembro o participar en roles (jueces, edades de deportistas).
Inscripción obligatoria de miembros.
Igualdad de normas para todos los miembros.
Criterios de selección (entrenadores, jueces).
Canales de comunicación.
Medidas disciplinarias.
5. Vinculación con la Estrategia y Objetivos
Alineación de estructura, roles y funciones con los objetivos de logro.
El organigrama debe cumplir los objetivos de la organización.
Ejemplo: Plan Estratégico Institucional del IPD.
Establecimiento de políticas basadas en la planificación estratégica.
6. Gestión Administrativa y de Recursos
Principios de Administración y Recursos Humanos
Principios de planeación, organización, dirección y control.
Gestión de recursos humanos (reclutamiento, selección, contratación, evaluación, capacitación).
ROF del IPD y la Unidad de Personal.
Recursos Financieros, Materiales e Información
Gestión de recursos financieros (ingresos, presupuestos, control financiero).
Gestión de recursos materiales e infraestructura.
Gestión de información.
Procesos de toma de decisiones.
Establecimiento de indicadores de control y medición del desempeño.
En Resumen
Los documentos de organización de entidades deportivas peruanas detallan la estructura jerárquica, las funciones y competencias, los procedimientos, las normas, la vinculación con objetivos estratégicos y la gestión de recursos.
Página principal o portada del manual. Incluye el logotipo de la empresa y el nombre.
Ejemplo: "CREACIONES Y CONFECCIONES D´ PUNTO Y PLANA" en Piura, Perú.
2. Introducción y Objetivo
Presenta el motivo de la elaboración del manual. La introducción proporciona una visión general de la organización
y sus procesos. El objetivo principal es establecer claramente los pasos a seguir, procedimientos a cumplir
y resultados a obtener. Permite proporcionar información básica para el aprovechamiento de recursos
y el desarrollo de funciones. El objetivo del manual es proveer lineamientos, reglas o normas de uso
de forma sistemática y ordenada.
Introducción
[Aquí se detalla la introducción de la empresa de confección, su historia breve, su propósito, etc.]
Objetivo
Establecer los procedimientos y pasos a seguir en la empresa.
Definir las responsabilidades de cada área y puesto de trabajo.
Proporcionar una guía para la correcta ejecución de las actividades.
Facilitar la inducción de nuevo personal.
Mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos.
3. Antecedentes Históricos
Describe las principales transformaciones en la organización y funcionamiento de la empresa de confección.
Ejemplo: "Confecciones Cobeñas" y sus antecedentes históricos.
[Aquí se detalla la historia de la empresa, desde su fundación hasta la actualidad, incluyendo hitos importantes, cambios en la estructura, etc.]
4. Marco Jurídico/Normativo
Menciona las disposiciones legales y normas internas que rigen la organización. Se deben ordenar y jerarquizar
de forma descendente (Constitución, Leyes, Reglamentos, Acuerdos, etc.) e indicar su número, fecha
y última reforma.
Constitución Política del Perú
Ley General de Sociedades (Ley N° 26887)
Normas del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo
Reglamento Interno de la Empresa
Normas de Seguridad y Salud en el Trabajo
5. Atribuciones
Detalla las facultades conferidas a la organización o a sus unidades.
Definir la estructura organizacional de la empresa.
Establecer las políticas y procedimientos internos.
Administrar los recursos humanos, materiales y financieros.
Representar legalmente a la empresa.
Aprobar los planes y presupuestos de la empresa.
6. Misión y Visión
Define el propósito fundamental (Misión) y el futuro deseado (Visión) de la empresa.
Para las Pymes de confección, es clave conocer las necesidades del cliente para alinear sus habilidades y metas.
Misión
[Aquí se detalla la misión de la empresa de confección, su propósito central, qué hace, para quién lo hace, y qué la diferencia.]
Visión
[Aquí se detalla la visión de la empresa de confección, su aspiración a largo plazo, dónde quiere estar en el futuro.]
7. Estructura Orgánica y Organigrama
Identifica y muestra los niveles jerárquicos y la relación entre los órganos que integran la estructura.
El organigrama es la representación gráfica de esta estructura. Describe esquemáticamente la posición de las unidades
administrativas, tramos de control, nivel jerárquico, canales de comunicación y coordinación, y líneas de mando.
Aunque la confección parece artesanal, requiere una organización industrial compleja. Las grandes empresas de confección
tienen estructuras similares a otras manufactureras, pero con gran importancia para el diseño y marketing.
En Pymes de confección, predomina la estructura funcional, que agrupa actividades por función.
Un organigrama típico podría incluir departamentos como diseño, mercadotecnia, producción, ventas, etc.
En empresas pequeñas, las funciones pueden agruparse en una persona.
Estructura Orgánica
[Aquí se describe la estructura orgánica de la empresa, los diferentes niveles jerárquicos, los departamentos o áreas funcionales, y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre ellos.]
Organigrama
[Aquí se describe el organigrama, explicando la función de cada departamento y cómo se relacionan entre sí. Se puede hacer referencia a los diferentes niveles jerárquicos y las líneas de mando.]
8. Objetivo y Funciones
Enuncia los objetivos de las unidades administrativas. Describe las funciones generales de la entidad
y las funciones específicas de cada órgano y unidad. Precisa las funciones para evitar duplicidad
y deslindar responsabilidades. En una empresa de confección, las funciones clave incluyen administración,
finanzas, comercialización, creación (diseño), producción y formación de personal.
Las actividades específicas pueden abarcar diseño de moldes, corte de tela, confección, planchado y acabado.
Esta sección a menudo incluye la descripción de puestos, detallando las funciones y responsabilidades
específicas de cada cargo dentro de la estructura organizacional. Un manual de funciones, a veces parte
del manual de organización, es esencial para definir las funciones y competencias laborales de los empleos
y orientar la selección de personal. Se deben analizar las funciones principales de cada puesto.
Objetivos Generales
Producir prendas de vestir de alta calidad que satisfagan las necesidades del cliente.
Lograr una rentabilidad sostenible para la empresa.
Expandir la presencia de la empresa en el mercado.
Desarrollar y mantener un equipo de trabajo altamente capacitado y motivado.
Implementar procesos de producción eficientes y sostenibles.
Funciones por Área
Administración y Finanzas
Gestión de recursos humanos.
Contabilidad y finanzas.
Planificación estratégica.
Control de gestión.
Comercialización y Ventas
Investigación de mercado.
Desarrollo de productos.
Marketing y publicidad.
Ventas y distribución.
Diseño y Producción
Diseño de modas.
Patronaje y corte.
Confección y acabado.
Control de calidad.
Formación de Personal
Capacitación técnica.
Desarrollo de habilidades.
Inducción de nuevo personal.
Evaluación de desempeño.
9. Glosario de Términos
Define los conceptos clave o técnicos utilizados en el manual.
Patronaje: Proceso de creación de los moldes de las prendas.
Confección: Proceso de ensamblaje de las piezas de una prenda.
Acabado: Proceso final de una prenda, que incluye planchado, etiquetado, etc.
Muestrario: Conjunto de muestras de las prendas que se fabrican.
Línea de producción: Secuencia de operaciones necesarias para la fabricación de una prenda.
Control de Calidad: Proceso de verificación de que las prendas cumplen con los estándares establecidos.
Manual de Organización de una Empresa de Confecciones
1. Identificación del Documento
Esta sección proporciona la información esencial para identificar y contextualizar el manual:
Portada: Título del manual, nombre y giro de la empresa, ubicación geográfica, fecha de elaboración y número de revisión.
Hoja de Revisión o Autorización: Nombres, puestos, firmas y fechas de aprobación.
2. Índice o Tabla de Contenido
Listado ordenado de los principales apartados del manual, diseñado para facilitar la navegación y consulta rápida.
3. Introducción
Presentación del propósito, utilidad y alcance del manual. Explica la razón de su creación y los objetivos generales que se esperan alcanzar.
4. Objetivos del Manual
Descripción de los propósitos específicos del manual, tanto generales como específicos. En el contexto de una empresa de confecciones, esto incluye el control administrativo en áreas de producción y ventas, y el logro de metas estratégicas.
5. Finalidad
Descripción del propósito del manual, incluyendo la comunicación de funciones, y la facilitación de la inducción y capacitación del personal.
6. Alcance o Ámbito de Aplicación
Especificación de las áreas, unidades o personal a los que se aplica el manual. Puede aplicarse a todos los trabajadores, o a departamentos específicos como producción y ventas.
7. Utilización y Actualización
Instrucciones sobre cómo usar el manual y el proceso para mantenerlo actualizado. Se enfatiza la importancia de la actualización periódica.
8. Base Legal o Marco Jurídico-Administrativo
Inclusión de leyes, estatutos, reglamentos, resoluciones y políticas que rigen la organización. Se mencionan el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro de Asignación de Personal (CAP).
9. Estructura Organizativa y Organigrama
Descripción de la estructura formal de la empresa y su representación gráfica a través del organigrama, mostrando los niveles jerárquicos y las unidades orgánicas.
10. Definición Estructural
Listado y breve descripción de cada uno de los órganos o departamentos de la empresa.
11. Cuadro de Distribución de Cargos o Cuadro de Asignación de Personal (CAP)
Lista de los cargos o puestos de trabajo contemplados en la estructura de la empresa.
12. Manual de Funciones / Descripción de Puestos
Descripción detallada de cada puesto de trabajo, incluyendo:
Información General del Puesto: Título, ubicación, dependencia jerárquica y puestos que supervisa.
Objetivo del Puesto o Resumen General de Actividades: Propósito del puesto.
Funciones o Tareas Recurrentes: Responsabilidades y actividades específicas.
Requisitos del Puesto / Perfil: Preparación académica, experiencia, habilidades y competencias.
Relaciones de Trabajo: Interacciones clave con otras posiciones o áreas.
Indicadores: Métricas asociadas al desempeño.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se podría ver la descripción de un puesto en una tabla:
Título del Puesto
Departamento
Reporta a
Supervisa a
Objetivo del Puesto
Funciones Principales
Requisitos
Gerente de Producción
Producción
Gerente General
Supervisores de Producción, Operarios
Planificar, dirigir y controlar las actividades de producción para asegurar la eficiencia y el cumplimiento de los objetivos.
Desarrollar y ejecutar planes de producción.
Supervisar el trabajo de los operarios.
Garantizar la calidad del producto.
Optimizar los recursos.
Ingeniería Industrial o carrera afín.
Experiencia mínima de 5 años en producción.
Habilidades de liderazgo y gestión de equipos.
Conocimiento de procesos de confección.
Diseñador de Modas
Diseño
Gerente de Diseño
Asistentes de Diseño
Crear diseños de prendas innovadores y atractivos que se ajusten a las tendencias del mercado y a la identidad de la marca.
Investigar tendencias de moda.
Desarrollar bocetos y prototipos.
Seleccionar materiales y técnicas de producción.
Presentar diseños a la gerencia.
Licenciatura en Diseño de Modas.
Experiencia mínima de 3 años en diseño de prendas.
Dominio de software de diseño (CAD).
Creatividad y buen gusto estético.
13. Políticas y Reglas
Lineamientos que orientan la operación y el comportamiento dentro de la empresa. Pueden incluir políticas de calidad, seguridad, recursos humanos, etc.
14. Diagramas de Flujo
Representaciones gráficas de procesos, que pueden formar parte de manuales de procedimientos complementarios.
15. Formatos a Utilizar
Documentos y formularios empleados en las actividades de la empresa, junto con instrucciones para su llenado.
16. Glosario de Términos
Definiciones de términos técnicos o específicos utilizados en el manual, para facilitar su comprensión.
17. Conclusiones y Recomendaciones
Presentación de hallazgos y sugerencias, incluyendo la implementación del manual, la capacitación del personal y la importancia de su actualización periódica.
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento que describe el propósito, la base legal, y la importancia de la organización del hospital o clínica. Establece el orden y modernización del sistema de trabajo.
Objetivo y Alcance del MOF
Objetivo:
Establecer la organización y funciones del personal asistencial y administrativo.
Definir responsabilidades, atribuciones, funciones y requisitos de los cargos.
Ser un pilar para la gestión institucional.
Establecer el orden formal y de funcionamiento.
Alcance:
Aplica a todas las Unidades Orgánicas y personal del hospital/clínica, incluyendo personal nombrado, contratado, destacado, en formación, profesionales y no profesionales.
Base Legal
Enumera las disposiciones legales, leyes, decretos y resoluciones que sustentan la elaboración y el contenido del manual.
Constitución Política del Perú
Ley General de Salud
Normas del Ministerio de Salud
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del Hospital/Clínica
Cuadro para Asignación de Personal (CAP) del Hospital/Clínica
Criterios del Diseño
Detalla los principios utilizados para estructurar el manual, incluyendo:
Unidades Orgánicas del ROF.
Cargos del CAP.
Objetivos funcionales del ROF.
Competencias y responsabilidades de los cargos.
Estructura Orgánica y Organigramas
Describe la estructura orgánica del hospital/clínica, incluyendo:
Organigramas estructurales (jerarquía y divisiones).
Organigramas funcionales (relaciones de supervisión y responsabilidades).
Líneas de autoridad, responsabilidad, dependencia, interrelación y coordinación.
Organigrama Estructural (Ejemplo):
Ejemplo de Organigrama Estructural del Hospital San Juan de Lurigancho
Organigrama Funcional (Ejemplo):
Ejemplo de Organigrama Funcional
Cuadro Orgánico de Cargos
Presenta una lista detallada de los cargos o puestos existentes, incluyendo:
Responsabilidades: Calidad de la atención quirúrgica, manejo de complicaciones, supervisión de residentes.
Requisitos Mínimos: Título de Médico Cirujano, especialidad en Cirugía, colegiatura, experiencia de 5 años.
Generalidades
El MOF es un documento normativo y una herramienta de gestión que sirve como guía para la operación eficiente y de calidad, contribuyendo a la mejora continua y orientando las actividades operativas y de administración estratégica.
Manual de Organización y Funciones de Clínica Dental
1. Competencias
Las competencias se definen como las aptitudes, capacidades innatas o adquiridas, aspectos de la personalidad y el desempeño personal que un trabajador puede poseer.
Para cada puesto de trabajo, se describen las competencias requeridas, que incluyen la educación, formación, habilidades y experiencia.
Habilidades requeridas en varios roles directivos y administrativos incluyen liderazgo, destreza para negociar, trabajo en equipo, comunicación efectiva, empatía, facilidad para expresar ideas (verbal y escrita), orientación a resultados, habilidad para organizar el tiempo y habilidad persuasiva.
Para roles asistenciales como Asistenta Dental, se destacan el trabajo en equipo, comunicación efectiva, orientación a resultados y habilidad para organizar el tiempo. El personal de salud oral también debe aprender a reconocer diferentes tipos de pacientes que solicitan servicios.
La formación continuada es considerada muy importante para asegurar que los empleados tengan los conocimientos y capacidades adecuadas para su puesto.
El conocimiento del "negocio" y de sus clientes es indispensable para la prestación de un servicio profesional eficaz y eficiente, basado en la calidad y el mejoramiento continuo.
2. Requisitos
Los requisitos se definen dentro del Manual de Organización y Funciones (MOF), que es un documento normativo.
Incluyen requisitos de educación (nivel de estudios básicos, superior, técnico) y formación (estudios de especialización, cursos, seminarios, talleres y capacitaciones) específicas para cada cargo. Por ejemplo, el Gerente General debe tener Educación Superior en Cirujano Dentista y ser miembro del Colegio Odontológico del Perú. El Administrador requiere educación superior en Administración o carreras afines. El Odontólogo debe ser Cirujano Dentista titulado, colegiado y habilitado, y si es especialista, poseer el título y registro nacional correspondiente. La Asistenta Dental requiere educación técnica. La Recepcionista puede requerir secundaria completa o estudios técnicos/universitarios afines.
También se establecen requisitos de experiencia laboral previa en posiciones similares, con tiempos mínimos especificados para diferentes cargos (e.g., Gerente General: 5 años; Administrador: 2 años; Jefe de Marketing: 3 años; Director Odontológico: 1 año; Odontólogo: 2 años en consulta privada o dependiente; Asistenta Dental: 1 año; Recepcionista: 1 año en atención al público).
En el sector salud, una entidad debe tener en cuenta los parámetros y estándares expuestos en decretos o resoluciones gubernamentales para poder brindar atención. Por ejemplo, en El Salvador, un centro odontológico (con 3 o más unidades) requiere un regente (Doctor en Cirugía Dental) inscrito ante la Junta de Vigilancia de la Profesión Odontológica (JVPO) con contrato laboral, y todo el personal profesional y auxiliar debe estar debidamente inscrito y autorizado para ejercer. Si es una persona jurídica, debe contar con escritura de constitución. Estos son requisitos reglamentarios.
3. Responsabilidad
El manual delimita expresamente las funciones y responsabilidades que corresponden a cada persona o grupo en la clínica. Es crucial que el personal tenga claras sus responsabilidades para una gestión exitosa.
La responsabilidad principal recae en el director o gerente, quien es responsable de los resultados de su gestión, dirige, coordina, supervisa y controla las acciones de las diferentes áreas. También es responsable de la planeación, dirección, control y organización para la toma de decisiones.
Se detallan las responsabilidades por puesto, como la del Gerente General que incluye establecer la Política de Calidad, aprobar requerimientos, asegurar requisitos del cliente, comunicar la importancia de la satisfacción del cliente, aprobar manuales y planes, definir responsabilidad y autoridad, asegurar el cumplimiento de procedimientos y la comunicación efectiva, y proporcionar instalaciones.
El Administrador es responsable de supervisar al personal a su cargo, atender reclamos de pacientes, revisar planillas de pago, elaborar informes y controlar el patrimonio.
El Director Odontológico es responsable de emitir informes, capacitar odontólogos, mejorar la calidad de prestaciones, supervisar proveedores odontológicos, cumplir requisitos reglamentarios y reportar resultados de indicadores de su área.
El Odontólogo es responsable de elaborar la historia clínica, registrar procedimientos, realizar examen y diagnóstico, proponer plan de tratamiento, informar al paciente, realizar procedimientos, obtener consentimiento informado, confeccionar informes y cumplir requisitos reglamentarios.
La Asistenta Dental es responsable de preparar la unidad dental, preparar al paciente, entregar consentimientos, registrar en historias clínicas, controlar trabajos de laboratorio, apoyar al odontólogo, esterilizar, desinfectar y orientar sobre higiene oral.
La Recepcionista es responsable de registrar pacientes, programar citas, verificar datos, mantener orden, brindar información, hacer seguimiento de historias clínicas, elaborar presupuestos, controlar horas de atención, recibir quejas/reclamos y mantener comunicación con el personal.
El Auxiliar Técnico es responsable de instalación, restauración, revisión mensual, proporcionar instrucciones técnicas, planear mantenimiento, solicitar materiales y reportar trabajos.
El personal en su conjunto contribuye a la imagen de la empresa desde su sitio de trabajo.
4. Atribución
Aunque no se define formalmente como un término distinto, las "atribuciones" parecen referirse a las facultades o tareas asignadas legalmente o por la organización a un rol. Por ejemplo, las atribuciones de los higienistas dentales están definidas por ley.
Se relaciona con las "determinaciones expresa y claramente delimitadas sobre los protocolos, funciones y responsabilidad que le corresponde a cada uno de los actores" en la clínica.
Estas atribuciones son parte de la definición de roles y responsabilidades dentro de la estructura organizacional.
5. Autoridad
La estructura organizacional y el organigrama establecen la jerarquía, lo que define las líneas de autoridad.
El Director/Gerente es la figura principal de autoridad, responsable de la toma de decisiones (como inversiones) y la coordinación general. Tienen la autoridad para dirigir y supervisar las actividades generales.
Se definen las relaciones de supervisión dentro de la organización. Por ejemplo, el Gerente General supervisa a todo el personal. El Director Odontológico supervisa a los Odontólogos y Asistentes Dentales. El Administrador supervisa al personal asignado a su área. El Jefe de Marketing supervisa al personal asignado a su área.
Contexto en Perú
En el contexto de Perú, las empresas dentales, al ser parte del sector salud, deben operar bajo las regulaciones gubernamentales y estándares de calidad. La gestión eficaz, que incluye la documentación de competencias, requisitos, responsabilidades, atribuciones y líneas de autoridad en un manual de organización, es crucial para cumplir con estos requisitos, mejorar la calidad de los servicios y asegurar la sostenibilidad y crecimiento de la clínica. La profesionalización de la dirección es fundamental, y la delimitación clara de roles y responsabilidades es una de las palancas para el éxito.
