PRODUCTIVIDAD Y MEJORA CONTINUA

RESUMEN 

Las fuentes proporcionadas abordan principalmente cuatro temas centrales: productividad y técnicas para mejorarla, la filosofía de mejora continua (Kaizen), los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs)

Productividad y Técnicas para Mejorarla:

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La productividad en el trabajo es crucial para el éxito empresarial y el cumplimiento de objetivos, siendo responsabilidad de las empresas proporcionar las herramientas necesarias. Sin embargo, la productividad en España está por detrás de la media de la zona euro.

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La productividad laboral consiste en que los miembros de un equipo dediquen su tiempo a lo que realmente importa para lograr sus objetivos.

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Existen diversas técnicas para mejorar la productividad individual y de equipos. Algunas de estas técnicas incluyen:

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El método de Jerry Seinfeld ("no rompas la cadena") para crear hábitos.

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La Técnica Pomodoro para gestionar el tiempo en bloques de 25 minutos con descansos.

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El uso de Kanban para visualizar el flujo de trabajo en columnas de pendientes, en proceso y completadas.

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El Time Blocking para reservar periodos largos de tiempo para tareas específicas sin interrupción.

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La priorización con el método Must, Should, Want para visualizar la importancia y urgencia de las tareas.

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La alineación de tareas con el reloj biológico para trabajar cuando la energía es óptima.

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La aplicación de la regla del 80/20 (Principio de Pareto) para identificar actividades clave.

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La técnica de "Comerse la rana" para abordar primero las tareas menos placenteras.

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La identificación y evitación de "Rabbit Holes" que hacen perder el foco.

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El uso de "The Final Countdown" (cuenta regresiva con time blocking).

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El método del colibrí para dinamizar el día cambiando de ubicación, especialmente en teletrabajo.

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La creación de listas de objetivos para enfocar los resultados.

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La regla 5/25 de Warren Buffett para priorizar los 5 objetivos más importantes de una lista de 25.

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El método de los cubos para dividir tareas según su prioridad (60% no atender ahora, 30% pronto, 10% ahora).

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La gestión del tiempo es fundamental para la productividad laboral y requiere herramientas adecuadas para el control horario.

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En el teletrabajo, mantener la productividad implica organizar el espacio y usar el equipamiento adecuado, fomentar conversaciones con el equipo, considerar la flexibilidad horaria, respetar descansos, planificar la jornada y evitar distracciones, prepararse para el día laboral y usar herramientas que faciliten la comunicación y gestión a distancia.

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La multitarea es ineficaz y puede reducir la productividad hasta en un 40%. Para ser más productivo, es importante ser consciente del tiempo, evitar la multitarea y tomar descansos para recargar energías.

Mejora Continua (Kaizen):

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Kaizen es una filosofía japonesa que significa "cambio para mejorar" o "mejoramiento continuo". Se basa en realizar pequeñas mejoras de forma continua para lograr grandes resultados a largo plazo. Se enfoca en las personas, la estandarización de procesos, el trabajo en equipo y la eliminación del desperdicio ("muda").

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Los principios fundamentales de Kaizen incluyen restricciones positivas y negativas, enfoque y facilitación.

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Utiliza diversas herramientas como el Ciclo de Deming (PHVA), Justo a Tiempo, Kanban, Poka-yoke, TPM, SMED, cinco S, Control de Calidad Total, Gerencia de Calidad Total, diagramas causa-efectomentación de Kaizen sigue los pasos de Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Los eventos Kaizen son programas de mejora continua basados en el trabajo en equipo.

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Un caso de estudio en "ARTESANIAS VERDE HIERBA" demostró el éxito de la implementación de la metodología 5S (Clasificar, Organizar, Limpieza, Mantener, Disciplina) para eliminar el desorden, mejorar la eficiencia y la satisfacción de los trabajadores, logrando una mejora del 59%.

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Kaizen promueve una cultura de mejora continua con la participación de todos los empleados, fomentando la identificación y eliminación de desperdicios.. Se enfoca en mejoras graduales y soluciones rápidas.

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Kaizen se diferencia de Lean Six Sigma, que es más estructurado y basado en datos estadísticos para problemas complejos. Mientras Kaizen busca mejoras rápidas y pequeñas con participación universal, Lean Six Sigma usa proyectos estructurados con análisis de datos y especialistas certificados. Ambas comparten el enfoque en el cliente (VOC), la mejora continua y la eliminación de desperdicios.

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La mejora continua requiere un compromiso constante con la optimización y la participación de todos los empleados. Kaizen se aplica a la administración, a grupos (círculos de calidad) y a individuos (sistemas de sugerencias).

Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs):

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Un KPI (Key Performance Indicator) es una métrica cuantitativa que muestra el progreso hacia los objetivos empresariales clave.

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Los buenos KPIs son específicos, medibles, ayudan a lograr objetivos estratégicos, informan la planificación de recursos y conectan las métricas con los objetivos7 .... También deben hacer seguimiento de lo que se puede controlar e influir y brindar claridad sobre la contribución a los objetivos de la empresa.

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Los KPIs son diferentes de los OKRs (Objetivos y Resultados Clave), donde el KPI puede ser un Resultado Clave, pero los OKRs tienen un alcance más amplio y los KRs pueden ser cualitativos, a diferencia de los KPIs que siempre son cuantitativos. También se distinguen de las métricas de negocio, que miden el progreso hacia un KPI.

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Para definir un KPI excelente, es crucial definir primero el objetivo empresarial, identificar las métricas comerciales importantes y utilizar el criterio SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Realista, de duración Limitada). Es fundamental realizar un seguimiento y compartir el progreso en tiempo real.

 

HOST 1:
¿Sabes ese sentimiento, verdad?
El día termina, te miras y piensas...
¿Dónde fue todo ese tiempo?

HOST 2:
Te sentiste ocupado, pero... ¿de verdad hiciste algo?
Sí, ese es un sentimiento súper común:
gastar un montón de energía, pero no ver el progreso que querías.

HOST 1:
Es frustrante.
Bueno, eso es exactamente lo que estamos explorando hoy.

 

HOST 2:
Esta es nuestra sesión de resumen.
Vamos a juntar estrategias claves para aumentar la productividad
y entrar en ese ritmo de continuidad y mejora.

HOST 1:
Cierto.
Hemos buscado un montón de cosas:
técnicas específicas, la filosofía Kaizen, los KPIs...
incluso cómo luchar contra la procrastinación.

HOST 2:
Así que la misión aquí es deshacer todo eso,
extraer los nuggets más accionables
para que tú, el escuchador, puedas trabajar más inteligente,
no solo más duro, y sentirte más cumplido.

HOST 1:
No se trata solo de ticar bolsas.
Se trata de centrar tu esfuerzo donde realmente importa,
haciendo un progreso realmente consistente.

 

HOST 2:
Entonces, empecemos con las básicas.
¿Qué es la productividad, realmente?
Es más que solo hacer tareas, ¿no?

HOST 1:
Absolutamente.
La verdadera productividad, basada en lo que hemos visto,
es dedicar tu tiempo de trabajo a actividades
que de hecho te mueven hacia tus objetivos.
Es sobre el impacto positivo.

HOST 2:
Impacto. No solo actividad por la actividad.
Y parece que hay un concerno más amplio sobre esto, ¿no?

HOST 1:
Sí, vimos esa estadística sobre el crecimiento de productividad de España,
que está fallando.

HOST 2:
Ese es un punto real.
Subraya por qué entender esto importa,
tanto para individuos como para empresas.

HOST 1:
Las fuentes también dicen que está en las empresas
ofrecer mejores herramientas y ambiente.
Pero esto es una calle de dos caminos.

HOST 2:
Hoy, enfoquémonos en el individuo.
¿Qué técnicas prácticas puede probar alguien... mañana mismo?

 

HOST 1:
Encontramos bastantes.
Y probablemente, una sola aproximación no funciona igual para todos.

HOST 2:
Primero: la método de Jerry Seinfeld.
Una idea simple. Concentrarse en una tarea específica al día
y marcarla en el calendario.
El objetivo: no romper la cadena.

HOST 1:
Ver esa línea de X, visual, refuerza el hábito.
Reforzamiento visual.

HOST 2:
¿Qué más? ¿Pomodoro?

HOST 1:
Cierto. Explosiones de 25 minutos enfocadas,
seguido de un breve descanso.
Ese enfoque intenso y corto ayuda contra la fatiga
y mantiene la concentración alta.

HOST 2:
Crea urgencia, hace que las grandes tareas se sientan más ligeras.
¿Y para los que quieren ver todo el panorama?

HOST 1:
Ahí entra Kanban.
Un tablero visual con tarjetas: hacer, haciendo, hecho.
Puedes ver exactamente dónde está todo.

HOST 2:
Y si necesitas tiempo profundo para una sola cosa: bloqueo de tiempo.
Agendá bloques grandes como reuniones que no podés perder.

HOST 1:
Pero con flexibilidad.
No es rígido: si la vida pasa, reprogramás.
Es la intención lo que importa.

 

HOST 2:
¿Qué pasa si tenés una lista de tareas enorme?

HOST 1:
Priorizar es clave.
El método tipo "musk":
Debes hacer (esenciales), deberías hacer (importantes), quieres hacer (opcionales).

HOST 2:
Y enfócate primero en los "debes".

HOST 1:
También: el bloqueo biológico.
Prestar atención a cuándo sos más productivo según tu cuerpo.
Hacer lo más demandante cuando tu energía está al máximo.

HOST 2:
Parece obvio, pero rara vez estructuramos nuestros días así.

 

HOST 1:
No todas las tareas dan el mismo retorno.
Ahí entra el principio 80/20: el 80% de los resultados
viene del 20% del esfuerzo.

HOST 2:
Encontrá ese 20% vital y concentrá tu mejor energía allí.
No se trata de hacer menos, sino de ampliar el impacto.

 

HOST 1:
Y ahora, la parte incómoda: tareas que evitamos.
“Comer la fruta”.

HOST 2:
Suena delicioso, pero significa hacer esa tarea horrible… primero.

HOST 1:
Exacto. La más difícil, al inicio del día.
Conquista ese reto mental temprano.

HOST 2:
A menudo hace que todo lo demás fluya más fácil.
¿Y qué hay del otro extremo?

HOST 1:
Estar distraído. Caer en agujeros: redes, noticias, emails...
Todos tenemos los nuestros.

HOST 2:
La técnica es ser consciente de ellos,
y conscientemente evitarlos cuando toca enfocarse.

 

HOST 1:
Otra técnica: sprint largo. Como Pomodoro,
pero bloques de 90 minutos con descansos más largos.

HOST 2:
Crea urgencia. Enfoque hacia la línea final.

HOST 1:
¿Y para quienes trabajan desde casa?

HOST 2:
La métrica Hummingbird.
Cambiar de espacio físico durante el día: mesa, cocina, sofá...
Rompe la monotonía.

HOST 1:
Y algo súper sencillo: listar tus objetivos.
Hoy, esta semana, este mes.
Te da dirección. Un mapa.

HOST 2:
Todas estas técnicas se conectan con una sola cosa:
el manejo del tiempo.

HOST 1:
Es tu recurso más finito. Y usarlo bien… cambia todo.

HOST 2:
¿Con cuál técnica te vas a quedar hoy?

HOST 1:
Empieza pequeño. Experimenta.
Y quién sabe, tal vez ese pequeño cambio sea el inicio
de una reacción en cadena positiva.

HOST 2:
Nos escuchamos en el próximo episodio.
¡Hasta la próxima!

Juan Valentín Baldeón Pelaez