Manual de organización de empresa odontóloga

Manual de Organización y Funciones de Clínica Dental

1. Competencias

Las competencias se definen como las aptitudes, capacidades innatas o adquiridas, aspectos de la personalidad y el desempeño personal que un trabajador puede poseer.

• Para cada puesto de trabajo, se describen las competencias requeridas, que incluyen la educación, formación, habilidades y experiencia.
• Habilidades requeridas en varios roles directivos y administrativos incluyen liderazgo, destreza para negociar, trabajo en equipo, comunicación efectiva, empatía, facilidad para expresar ideas (verbal y escrita), orientación a resultados, habilidad para organizar el tiempo y habilidad persuasiva.
• Para roles asistenciales como Asistenta Dental, se destacan el trabajo en equipo, comunicación efectiva, orientación a resultados y habilidad para organizar el tiempo. El personal de salud oral también debe aprender a reconocer diferentes tipos de pacientes que solicitan servicios.
• La formación continuada es considerada muy importante para asegurar que los empleados tengan los conocimientos y capacidades adecuadas para su puesto.
• El conocimiento del "negocio" y de sus clientes es indispensable para la prestación de un servicio profesional eficaz y eficiente, basado en la calidad y el mejoramiento continuo.

2. Requisitos

Los requisitos se definen dentro del Manual de Organización y Funciones (MOF), que es un documento normativo.

• Incluyen requisitos de educación (nivel de estudios básicos, superior, técnico) y formación (estudios de especialización, cursos, seminarios, talleres y capacitaciones) específicas para cada cargo. Por ejemplo, el Gerente General debe tener Educación Superior en Cirujano Dentista y ser miembro del Colegio Odontológico del Perú. El Administrador requiere educación superior en Administración o carreras afines. El Odontólogo debe ser Cirujano Dentista titulado, colegiado y habilitado, y si es especialista, poseer el título y registro nacional correspondiente. La Asistenta Dental requiere educación técnica. La Recepcionista puede requerir secundaria completa o estudios técnicos/universitarios afines.
• También se establecen requisitos de experiencia laboral previa en posiciones similares, con tiempos mínimos especificados para diferentes cargos (e.g., Gerente General: 5 años; Administrador: 2 años; Jefe de Marketing: 3 años; Director Odontológico: 1 año; Odontólogo: 2 años en consulta privada o dependiente; Asistenta Dental: 1 año; Recepcionista: 1 año en atención al público).
• En el sector salud, una entidad debe tener en cuenta los parámetros y estándares expuestos en decretos o resoluciones gubernamentales para poder brindar atención. Por ejemplo, en El Salvador, un centro odontológico (con 3 o más unidades) requiere un regente (Doctor en Cirugía Dental) inscrito ante la Junta de Vigilancia de la Profesión Odontológica (JVPO) con contrato laboral, y todo el personal profesional y auxiliar debe estar debidamente inscrito y autorizado para ejercer. Si es una persona jurídica, debe contar con escritura de constitución. Estos son requisitos reglamentarios.

3. Responsabilidad

El manual delimita expresamente las funciones y responsabilidades que corresponden a cada persona o grupo en la clínica. Es crucial que el personal tenga claras sus responsabilidades para una gestión exitosa.

• La responsabilidad principal recae en el director o gerente, quien es responsable de los resultados de su gestión, dirige, coordina, supervisa y controla las acciones de las diferentes áreas. También es responsable de la planeación, dirección, control y organización para la toma de decisiones.
• Se detallan las responsabilidades por puesto, como la del Gerente General que incluye establecer la Política de Calidad, aprobar requerimientos, asegurar requisitos del cliente, comunicar la importancia de la satisfacción del cliente, aprobar manuales y planes, definir responsabilidad y autoridad, asegurar el cumplimiento de procedimientos y la comunicación efectiva, y proporcionar instalaciones.
• El Administrador es responsable de supervisar al personal a su cargo, atender reclamos de pacientes, revisar planillas de pago, elaborar informes y controlar el patrimonio.
• El Director Odontológico es responsable de emitir informes, capacitar odontólogos, mejorar la calidad de prestaciones, supervisar proveedores odontológicos, cumplir requisitos reglamentarios y reportar resultados de indicadores de su área.
• El Odontólogo es responsable de elaborar la historia clínica, registrar procedimientos, realizar examen y diagnóstico, proponer plan de tratamiento, informar al paciente, realizar procedimientos, obtener consentimiento informado, confeccionar informes y cumplir requisitos reglamentarios.
• La Asistenta Dental es responsable de preparar la unidad dental, preparar al paciente, entregar consentimientos, registrar en historias clínicas, controlar trabajos de laboratorio, apoyar al odontólogo, esterilizar, desinfectar y orientar sobre higiene oral.
• La Recepcionista es responsable de registrar pacientes, programar citas, verificar datos, mantener orden, brindar información, hacer seguimiento de historias clínicas, elaborar presupuestos, controlar horas de atención, recibir quejas/reclamos y mantener comunicación con el personal.
• El Auxiliar Técnico es responsable de instalación, restauración, revisión mensual, proporcionar instrucciones técnicas, planear mantenimiento, solicitar materiales y reportar trabajos.
• El personal en su conjunto contribuye a la imagen de la empresa desde su sitio de trabajo.

4. Atribución

Aunque no se define formalmente como un término distinto, las "atribuciones" parecen referirse a las facultades o tareas asignadas legalmente o por la organización a un rol. Por ejemplo, las atribuciones de los higienistas dentales están definidas por ley.

• Se relaciona con las "determinaciones expresa y claramente delimitadas sobre los protocolos, funciones y responsabilidad que le corresponde a cada uno de los actores" en la clínica.
• Estas atribuciones son parte de la definición de roles y responsabilidades dentro de la estructura organizacional.

5. Autoridad

La estructura organizacional y el organigrama establecen la jerarquía, lo que define las líneas de autoridad.

• El Director/Gerente es la figura principal de autoridad, responsable de la toma de decisiones (como inversiones) y la coordinación general. Tienen la autoridad para dirigir y supervisar las actividades generales.
• Se definen las relaciones de supervisión dentro de la organización. Por ejemplo, el Gerente General supervisa a todo el personal. El Director Odontológico supervisa a los Odontólogos y Asistentes Dentales. El Administrador supervisa al personal asignado a su área. El Jefe de Marketing supervisa al personal asignado a su área.

Contexto en Perú

En el contexto de Perú, las empresas dentales, al ser parte del sector salud, deben operar bajo las regulaciones gubernamentales y estándares de calidad. La gestión eficaz, que incluye la documentación de competencias, requisitos, responsabilidades, atribuciones y líneas de autoridad en un manual de organización, es crucial para cumplir con estos requisitos, mejorar la calidad de los servicios y asegurar la sostenibilidad y crecimiento de la clínica. La profesionalización de la dirección es fundamental, y la delimitación clara de roles y responsabilidades es una de las palancas para el éxito.